Рекламное агентство «МедиаВел» заключает договоры на оказание услуг по размещению рекламы с различными организациями и учреждениями. В компании имеется большой договорной документооборот.

Для ведения управленческого учета в компании используется несколько программных продуктов 1С: «Управление наружной рекламой» и «1С:Документооборот». Для ведения регламентированного учета используется «1С:Бухгалтерия предприятия».

Вся оперативная работа по оформлению договоров и реализационных документов с клиентами ведется в специализированной конфигурации 1С:«Управление наружной рекламой». При подготовке всех документов им присваивается идентификационный код организации, для быстрого доступа к документу в любой из информационных систем. После заключения сделки и оформления договорных документов, договоры регистрируются в учетной системе «1С:Документооброт».

До проведения автоматизации процесс регистрации документов осуществлялся преимущественно в ручном режиме. Делопроизводителю приходилось выполнять двойную работу по заполнению данных о договоре: сканировать документы и размещать их в корпоративных системах.

В целях ускорения процесса обмена данными и сокращения ручной работы, было принято решение по автоматизации процесса обмена документами между информационными системами.

Подписанные обеими сторонами договора и приложения к договорам хранятся в управленческой системе «Управление наружной рекламы», за своевременное размещение договоров в учетной системе отвечают менеджеры. В конце каждого месяца делопроизводитель при помощи вновь разработанного функционала выгружает данные по договорам и приложения к договорам в «1С:Документооборот». При обмене данными в «1С:Документоборот» выгружаются новые договора, новые приложения к договорам, выгружаются непосредственно отсканированные файлы договоров, а также единый идентификационный код документа (штрихкод). Код распечатывается на термотрансферном принтере этикеток и приклеивается на бумажный носитель.